L’importanza dei backup

backupOggi vorrei parlare di un tema più “rilassante” ma che ho particolarmente a cuore: i backup. Per lavoro mi occupo di marketing digitale in una azienda che vanta fra i suoi prodotti un software di backup abbastanza conosciuto. Diciamo che è la nostra soluzione di punta. Questo mi mette in posizione sia comoda che scomoda per trattare l’argomento: da una parte ho sicuramente accesso a molte informazioni ma dall’altra alcuni lettore potrebbero dubitare della mia onestà.

Non voglio nascondere che fra le poche pubblicità presenti su Hymn to Future ci sia anche quella dell’azienda di cui sono dipendente [insieme ad Andrea Ciotti]. Ma l’obiettivo di questo post è sensibilizzare – e non terrorizzare – su un argomento di cui, a giudicare dalle situazioni alle quali assisto ogni giorno, non si parla mai abbastanza. Lascio a voi giudicare la mia condotta, se vi sentite presi in giro chiudete pure questa pagina e passate avanti.

Non più solo per aziende
Un tempo eseguire copie dei propri dati era un’operazione che riguardava più le aziende che i privati. Non usavamo “stivare” tutte le nostre foto sugli hard disk, non collezionavamo album in formato MP3 e non avevamo 3 o 4 device capaci di accedere ad Internet in casa. Oggi la situazione è diversa. Smartphone e fotocamere digitali immortalano quotidianamente le nostre vite e in genere non amiamo perdere i nostri ricordi.

Buttare tutto dentro un hard disk esterno, magari sballottato fra le vacanze, o riempire la casa di DVD a fare la muffa può non essere un modo adeguato per difendere il nostro passato. Personalmente ho diverse copie su diverse macchine di tutte le mie foto digitali, perché non potrei tollerare che un guasto le faccia finire nell’oblio. Gli utenti meno smaliziati sottovalutano i rischi di rottura delle periferiche di storage e mi è capitato diverse volte di dover provare a recuperare dati da un hard disk guasto.

Non pensate che le aziende siano molto più attente. Fra le PMI non circola molta cultura informatica, è più un’eccezione che la regola, e i backup anche se eseguiti non vengono controllati. Spesso i dipendenti non comprendono dove devono salvare i documenti per proteggerli dai possibili inconvenienti. Capita anche che il personale che presta assistenza informatica sia superficiale con i dati dei clienti. Anche i soggetti che più dovrebbero preoccuparsi di salvaguardare i propri dati vengono colti impreparati da guasti e incidenti.

Come proteggersi? Quali sono le operazioni da compiere per dormire sogni tranquilli?

Più copie in diversi luoghi
I backup si fanno essenzialmente per due motivi:

  • non perdere i dati;
  • non interrompere l’attività (business continuity).

Per raggiungere gli obiettivi dobbiamo avere più copie degli stessi dati, possibilmente posizionati su macchine diverse e, per i più attenti (o paranoici), anche in luoghi diversi. Già perché avere mille backup nello stesso edificio non vi salverà da un incendio o da un semplice allagamento [esperienza vista con i miei occhi l’anno scorso].

Ho detto “su macchine diverse” ma si può parlare anche di supporti diversi. Del resto DVD, tape (la soluzione più longeva per l’archiviazione), RDX e molti altri possono benissimo fungere da destinazione per i vostri backup. Ma per l’esigenze di molte piccole aziende può essere più adatto disporre di un server di ridondanza (capace di garantire il funzionamento del server Exchange e dei domini Active Directory nel caso il “fratello maggiore” fallisse) oppure di un bel NAS. Quest’ultimo è indicato anche per l’utilizzo domestico e oggi se ne trovano per tutte le tasche.

Fate attenzione, il RAID non è un backup
Un errore da non commettere è quello di confondere il RAID con i backup. Il primo è una tecnologia che consente di aumentare l’affidabilità e le prestazioni dello storage di un sistema grazie all’utilizzo di più dischi in parallelo. Le configurazioni più comuni “nel piccolo” sono il RAID 1 e il RAID 5 [evitate come la peste il RAID 0 che aumenta i rischi invece di diminuirli]. La pagina dedicata di Wikipedia è alquanto esaustiva e ve la consiglio per approfondire la questione.

I backup al contrario sono copie di dati considerati importanti, oppure dell’intero sistema. In alcuni casi entrambi assolvono allo stesso compito. Mettiamo di dover “difendere” le foto di una vita archiviate nel PC personale. Nel caso il disco si guastasse riuscirò a recuperarle sia che le abbia salvate in un unità esterna sia che il mio PC abbia un secondo disco di ridondanza (RAID 1).

Bene, verissimo. Ma immaginiamo il caso in cui invece di un guasto il problema sia una cancellazione accidentale. Magari un bambino che gioca con il computer oppure un errore nel selezionare delle cartelle da eliminare. Con il RAID 1 andrà tutto perso mentre con il backup avremo ancora una copia disponibile di tutti i nostri scatti.

E non finisce qua. I backup non devono necessariamente essere una fotografia delle vostre cartelle rilevanti, è possibile configurarli in modo da mantenere uno storico delle modifiche che avete apportato ai file nel tempo. Si può ad esempio schedulare – pianificare – una copia giornaliera di un file Excel senza sovrascrivere ogni volta i dati. Nel caso ci si accorgesse che la settimana scorsa sono stati erroneamente eliminati dei dati, sarebbe possibile tornare indietro e recuperarli.

Per cui il RAID è quantomai fondamentale per assicurare la business continuity e ha sicuramente un ruolo di primaria importanza nel difendere i dati dai guasti hardware. Ma per tutto il resto ci vogliono i backup.

Un mondo non semplice
Sia Windows che Mac OS X dispongono di funzionalità di backup integrate, completamente gratuite. Apple ha [non a caso] scelto un approccio semplice e minimalista: si attiva il bottone della Time Machine, si seleziona un drive libero ed il sistema provvederà da solo a fare la copia di tutto il disco e a mantenere le copie storiche dei file modificati [fin quando il drive di destinazione non sarà riempito]. In pratica sarà sempre possibile recuperare le vecchie versioni dei vostri documenti, anche se cancellati sul disco principale.

Microsoft al contrario ha integrato una procedura più macchinosa, che consente di configurare un drive dove verrà riposto il Drive Image Backup. Una fotografia dell’intero sistema che potrà essere “montata” con se fosse un disco interno o utilizzata per un ripristino dal DVD di Windows. Qualsiasi utente un minimo esperto può affrontare facilmente la procedura, ma i restanti – la maggior parte – no.

Sono fortunatamente disponibili numerose soluzioni, diverse delle quali completamente gratuite [fra le quali segnalo Cobian], che corrono in aiuto all’utenza. I maggiori produttori di dischi, Seagate e Western Digital, si sono poi adoperati per fornire dei tools di backup semplici ed intuitivi insieme ai loro dischi esterni e NAS. Ma è difficile nascondere la delusione rispetto all’estrema semplicità della soluzione della Mela, che chiunque è in grado di configurare. Quando si parla di utenza di massa, la semplicità DEVE essere una priorità.

Sempre controllare i backup
Questa è una delle parti più problematiche. Una volta che avete impostato la vostra bella procedura di backup è importante testarne il funzionamento. La prima copia eseguita deve essere assolutamente controllata ma non finisce qui: periodicamente dovrete verificare lo stato dei vostri salvataggi. I software di backup ci vengono in aiuto perché notificano le operazioni non andate a buon fine. Ma bisogna anche essere sicuri che il drive o il supporto dove salvate i vostri dati sia integro. Per questa operazione, tools come HD Tune sono una manna.

La potenza del cloud
C’è qualcuno che non si fida molto di mettere i propri dati sulla nuvola. Del resto si è quasi sempre soggetti alle leggi straniere e gli americani non vanno troppo per il sottile quando c’è da ispezionare i dati dell’utenza. Ma il cloud non è una soluzione di ripiego per i backup. Ci toglie il problema di verificare l’integrità dell’hardware e la ridondanza delle copie, viene tutto buttato sulle spalle di chi fornisce il servizio.

Nonostante gli scandali che ciclicamente si ripetono, replicare l’affidabilità dei datacenter è impossibile in ambiente domestico e inoltre posizioniamo i dati ben lontani dalla nostra abitazione o dal nostro ufficio, evitando che calamità naturali o incendi ci mettano in ginocchio.

Amazon S3 è una delle soluzioni più diffuse e molti NAS moderni sono configurati per poter eseguire automaticamente il backup dei dati sul cloud. Si può usare anche una Dropbox per tenere una copia aggiuntiva dei propri file anche se non è proprio la piattaforma più adatta.

Il problema con il cloud lo troviamo nella lentezza delle linee domestiche, specialmente in upload, che rendono i trasferimenti di grosse moli di dati praticamente impossibili. E comunque lo spazio viene pagato anche se ci sono tariffe a buon mercato.

Conclusioni
I backup sono fondamentali perché gli hard disk si rompono e ogni tanto cancelliamo qualcosa che non va cancellato. Su questo ci sono pochi dubbi. Se con i dati ci lavorate non ci sono scuse per non mantenere delle copie.

Apple e Microsoft stanno integrando sempre maggiori funzionalità di backup nei nostri terminali/PC, alcune delle quali lavorano completamente in automatico (come per l’iPhone). Ma questo può non essere sufficiente specie se archiviamo spesso in hard disk esterni o supporti come DVD.

Suddividere in categorie i nostri archivi può aiutare a determinare cosa [e con quale cadenza] va protetto. Un NAS con RAID 1 o RAID 5 rappresenta lo strumento ideale per evitare i guai e si trovano diversi software di backup gratuiti che possono consentire un fine tuning delle copie di sicurezza.

Proteggete i vostri dati ad ogni costo. Privilegiate la sicurezza alla velocità. Il mondo di oggi gira intorno alle informazioni e non possiamo permetterci di trattarle con superficialità.

Update: era cosa nota che Microsoft stesse lavorando ad una “simil-Time Machine” per Windows 8. Ars Technica ne ha parlato proprio oggi ripercorrendo la storia dei backup dei Windows. Mi hanno anche fatto notare che non ho menzionato il ripristino delle precedenti versioni dei file integrato in Windows. Anche 7 ha una sua “mini” Time Machine, solo che non può essere controllata e non consente di indicare un drive specifico per i backup.